TOOLBIX

Datenschutzerklärung für die App

Stand: November 2026 · English

Kurz gesagt

Die Werkzeuge von TOOLBIX (Scannen, Unterschreiben, Ablage und alles andere) funktionieren ohne Konto und ohne unseren Server. Deine Dokumente bleiben auf deinem Gerät und verlassen es nur, wenn du sie selbst teilst.

Nur wenn du TOOLBIX Plus nutzt (als Abo oder weil dich jemand in seine Plus-Gruppe eingeladen hat), meldest du dich mit Apple an. Dann liegen die gemeinsamen Ordner und Unterschrift-Bitten deiner Gruppe auf unserem Server in Deutschland – mehr dazu in Teil B.

TOOLBIX enthält keine Werbung und keine Analyse-, Absturzbericht- oder Tracking-Werkzeuge und nutzt keine KI-Dienste im Internet.

Teil A – Die App ohne Plus

Deine Dokumente

Alles, was du scannst, in TOOLBIX öffnest oder über das Teilen-Menü an TOOLBIX schickst, wird nur auf deinem Gerät gespeichert, im Ordner der App. Diesen Ordner siehst du auch in der Dateien-App. Wir haben darauf keinen Zugriff. Wenn du die App löschst, werden die Dateien mit gelöscht. Sicherst du dein Gerät (iCloud-Backup oder am Computer über Finder/iTunes), ist die Ablage von TOOLBIX in diesem Backup enthalten; dafür gelten Apples Bestimmungen.

Schickst du ein Dokument aus TOOLBIX weiter (zum Beispiel per Mail oder über das Teilen-Menü), geschieht das über Apples Teilen-Funktion mit der App, die du dafür auswählst. Dafür gelten deren Bestimmungen.

Kamera

Die Kamera nutzt TOOLBIX nur, wenn du einen Scan startest, und nur dafür. Die Erlaubnis kannst du jederzeit in den Einstellungen deines Geräts zurücknehmen.

Texterkennung und Vorschläge

Die Texterkennung (damit Scans durchsuchbar sind) und die Vorschläge für Dateiname und Ordner laufen vollständig auf deinem Gerät, mit Apples eingebauten Funktionen (Vision und – auf Geräten mit Apple Intelligence – Apples KI auf dem Gerät). Dabei wird nichts an uns oder an Dritte gesendet.

Unterschrift

Deine gespeicherte Unterschrift liegt nur auf deinem Gerät. Du kannst sie jederzeit neu zeichnen. Wenn du die App löschst, wird sie mit gelöscht. Unterschreibst du ein Dokument, das in einem gemeinsamen Ordner liegt, ist die Unterschrift Teil dieses Dokuments (siehe Teil B).

Ordner sperren mit Face ID

Du kannst Ordner mit Face ID (oder dem Gerätecode) sperren. Die Prüfung macht dein iPhone selbst; TOOLBIX erhält nur die Antwort „erkannt“ oder „nicht erkannt“, aber keine Gesichtsdaten.

Fristen in den Kalender

Erkennt TOOLBIX in einem Dokument eine Frist, kannst du sie in deinen Kalender eintragen. Dafür öffnet sich Apples eigenes Termin-Fenster; du entscheidest dort, ob und wie der Termin gespeichert wird. TOOLBIX liest deinen Kalender nicht und braucht keine Kalender-Erlaubnis.

Überweisungs-Code (GiroCode) in Fotos

Den Überweisungs-QR-Code aus einer Rechnung (GiroCode) legt TOOLBIX nur dann in deine Fotos, wenn du das selbst auswählst. Dafür fragt dein iPhone nur nach der Erlaubnis, Fotos hinzuzufügen. TOOLBIX liest keine Fotos.

Kauf und Probezeit

Laden, Probezeit, Einmalkauf, Abos und Updates laufen ausschließlich über Apples App Store; bezahlt wird bei Apple. Ob du die Vollversion gekauft hast oder in der Probezeit bist, prüft die App mit Apples Kauffunktion (StoreKit) direkt auf dem Gerät – ohne unseren Server. Apple verarbeitet dabei Daten nach eigenen Bestimmungen. Von Apple erhalten wir zu Downloads und Einmalkäufen nur zusammengefasste Zahlen, keine Daten, die dich persönlich erkennbar machen. Zu Abos siehe Teil B.

Teil B – TOOLBIX Plus

TOOLBIX Plus ist freiwillig. Damit teilt eine Gruppe (Plus 5: bis 5 Personen, Plus 10: bis 10 Personen) gemeinsame Ordner und schickt sich Dokumente zum Unterschreiben. Deine persönliche Ablage bleibt auch mit Plus auf deinem Gerät. Auf unseren Server kommt nur, was du in einen gemeinsamen Ordner legst oder zum Unterschreiben schickst.

Wo die Daten liegen

Der Plus-Server (api.toolbix.de) läuft bei der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Nürnberg; die Dateien liegen im Hetzner Object Storage, ebenfalls in Nürnberg. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verbindung zwischen App und Server ist verschlüsselt (TLS) und läuft direkt, ohne weitere Anbieter dazwischen.

Welche Daten, wofür und auf welcher Grundlage

• Konto über „Mit Apple anmelden“: eine Kennung, die Apple für TOOLBIX vergibt, dein Name und – wenn du sie freigibst – deine E-Mail-Adresse (auf Wunsch eine von Apple verborgene Weiterleitungsadresse), außerdem deine Sprache. Zweck: dein Konto und die Anzeige deines Namens für die Mitglieder deiner Gruppe.
• Gruppe und Mitglieder: wer zur Gruppe gehört, wer Besitzer ist, Stufe und Laufzeit des Abos, genutzter Speicher, Einladungslinks (einmalig nutzbar, laufen ab).
• Dateien in gemeinsamen Ordnern: die Datei selbst, ihr Name, ihre Größe, wer sie hochgeladen hat und wann. Alle Mitglieder der Gruppe sehen alle gemeinsamen Ordner.
• Unterschrift-Bitten: wer wen bittet, die Notiz dazu, die Datei, der Stand (offen, unterschrieben, abgelehnt) und die unterschriebene Datei mit der gezeichneten Unterschrift.
• Mitteilungen: eine Push-Gerätekennung deines iPhones (APNs-Token). Damit schickt unser Server über Apples Push-Dienst (Apple Push Notification Service) kurze Mitteilungen wie „Anna bittet dich zu unterschreiben“. Mitteilungen kannst du in den iPhone-Einstellungen abschalten.
• Abo: Apples signierte Kaufbelege (Produkt, Kaufzeitpunkt, Laufzeit, Transaktionskennung, ggf. Erstattung) und Apples Meldungen über Verlängerung, Wechsel oder Kündigung. Zweck: das Abo deiner Gruppe zuordnen und prüfen, ob es aktiv ist. Wir speichern sie, solange dein Konto besteht. Zahlungsdaten erhalten wir nicht.

Rechtsgrundlage ist jeweils die Erfüllung des Vertrags über TOOLBIX Plus (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nutzt du Plus beruflich oder für einen Verein und legst Daten anderer in gemeinsame Ordner, verarbeiten wir diese in deinem Auftrag; die Vereinbarung dazu steht in den Nutzungsbedingungen.

Wer die Daten erhält

• Die Mitglieder deiner Gruppe sehen deinen Namen, die gemeinsamen Ordner und die Unterschrift-Bitten, an denen sie beteiligt sind.
• Hetzner betreibt Server und Speicher in unserem Auftrag.
• Apple – für die Anmeldung, die Mitteilungen und die Abos. Dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

Wie lange wir Daten speichern

• Gelöschte Dateien liegen noch 30 Tage im Papierkorb der Gruppe und werden dann endgültig gelöscht.
• Offene Unterschrift-Bitten laufen nach 30 Tagen ab; erledigte werden nach 90 Tagen gelöscht.
• Endet das Abo, bleiben die Dateien der Gruppe noch 90 Tage sichtbar, falls es wieder aufgenommen wird; danach werden sie gelöscht.
• Löschst du dein Konto (in der App), werden dein Konto, deine Unterschrift-Bitten und deine Gerätekennungen sofort gelöscht, und wir widerrufen die Verbindung zu „Mit Apple anmelden“. Bist du Besitzer einer Gruppe, werden die Gruppe, ihre Ordner und alle Dateien sofort mit gelöscht. Bist du Mitglied, bleiben die Dateien, die du in die Gruppe gelegt hast, für die anderen erhalten; nur der Vermerk, dass sie von dir stammen, wird entfernt.
• Anfrage-Protokoll: Der Server protokolliert Anfragen ohne IP-Adresse (Adresse, Ergebnis, Zeitpunkt, Konto-Kennung), um Fehler zu finden, und löscht die Einträge nach 7 Tagen. Hetzner kann beim Betrieb des Netzes kurzzeitig technische Verbindungsdaten verarbeiten.
• Sicherungen: Zum Schutz vor Datenverlust sichern wir die Datenbank nächtlich auf einen getrennten Speicher in Deutschland und bewahren die Sicherungen 30 Tage auf. Gelöschte Daten verschwinden so spätestens 30 Tage später auch aus den Sicherungen.

Kontakt per E-Mail

Wenn du uns schreibst, verwenden wir deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht nur, um dir zu antworten, und löschen sie, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Verantwortlich

E-Mail: support@mindmaniax.de

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Ohne Plus erfasst die App keine Daten; dann betrifft das praktisch nur E-Mails, die du uns schickst.

Die vollständige Datenschutzerklärung für alle Angebote von Mindmaniax findest du hier.